Hilfestellungen zum BAföG-Antrag

Klarstellung von Aussagen im Petitionsausschuss des Thüringer Landtages

03.09.2025

Hiermit nehmen wir Bezug auf die neunte Sitzung des Petitionsausschusses im Thüringer Landtag vom 26. Juni 2025 zum Thema „BAföG oder Abbruch. Euer Stapel ist unsere Existenz“. Eine Teilnahme des Studierendenwerks Thüringen als ausführendes Amt für Ausbildungsförderung wurde uns leider nicht ermöglicht, weshalb wir auf diesem Weg Gesagtes bzw. Gefragtes aufgreifen und erklären wollen:

Unterlagen gehen nicht verloren

Auch wenn wir jährlich eine sechsstellige Anzahl an Unterlagen erhalten, möchten wir darauf hinweisen, dass Dokumente nicht verloren gehen. Wenn sich Studierende nach dem Eingang ihrer Unterlagen erkundigen, kann es sein, dass diese noch nicht ihrer Akte zugeordnet wurden. Insofern sind Unterlagen zwar „eingegangen“, aber noch nicht im System „sichtbar“.

Bei der Zuordnung der Unterlagen zur Akte kommt es insbesondere dann zu Verzögerungen, wenn:

• auf den Antragsformularen nicht der vollständige Vor- und Nachname und/oder eine fehlerhafte Postadresse angegeben ist
• bei nachgereichten Dokumenten der vollständige Vor- und Nachname und/oder die Förderungsnummer fehlt
• Einkommenserklärungen der Eltern (Formblatt 3) abgegeben werden, ohne dass der vollständige Vor- und Nachname der*des Studierenden benannt ist, um deren*dessen Eltern es geht

Nur in seltenen Fällen ist eine Zuordnung der Unterlagen zur Akte gar nicht möglich.

Das Studierendenwerk Thüringen empfiehlt, Unterlagen online über die Plattform des Bundes „BAföG Digital“ einzureichen. Auch wenn uns bewusst ist, dass die Plattform verbesserungsfähig ist und Einschränkungen aufweist, z. B. hinsichtlich zugelassener Dateigrößen im Upload-Bereich, befürworten wir die digitale Antragstellung und -bearbeitung. Wir sehen darin eine zukunftsweisende Chance für eine effizientere und schnellere Arbeitsweise.

Zu der irritierenden Standardnachricht von der Plattform BAföG Digital, dass Unterlagen nach drei Monaten gelöscht werden, wurde dort mittlerweile ein erklärender Hinweis ergänzt. Die Unterlagen werden nur auf der Plattform gelöscht, liegen aber weiterhin in unserem genutzten Programm BAFSYS vor. Diesbezüglich hatten wir uns bereits im Mai 2023 an den Bundesbetreiber der Plattform gewandt und sind vor Kurzem über die Umsetzung informiert worden.

Wichtig ist außerdem zu wissen, dass auch die digitale Möglichkeit besteht, Unterlagen per Mail an f@bafoeg-thueringen.de zu senden. Mit der Förderungsnummer im Betreff (bei nachzureichenden Unterlagen und Folgeanträgen möglich) werden die Unterlagen, durch eine aktuelle Weiterentwicklung im BAFSYS und nach intensiven Tests in der Entwicklung bei uns, automatisch der jeweiligen Akte zugeordnet. Wir bitten alle Studierenden uns zu helfen, diese Möglichkeit oder BAföG Digital zu nutzen.

Das ist ein gutes Beispiel dafür, wie unser auch für andere Bundesländer tätige IT-Anbieter, DATAGROUP IT Solutions GmbH, die Anwendung BAFSYS weiterentwickelt und verbessert. Ohne diese Anwendung wären die Massendaten und die der Bearbeitung zu Grunde liegende Komplexität nicht zu bewältigen.

Auf postalischem Wege erreichen Studierende das BAföG-Amt weiterhin unter:

Studierendenwerk Thüringen
Amt für Ausbildungsförderung
Postfach 100 240
07702 Jena

Alle per Post eingehenden Briefe wurden und werden selbstverständlich täglich geöffnet. Das Serviceteam in Jena scannt diese Dokumente und ordnet sie der digitalen Akte zu. Da der Eingang von Unterlagen nicht kontinuierlich erfolgt und insbesondere um Semesterwechsel deutlich ansteigt, ist eine tagfertige Zuordnung zu scannender Unterlagen in den zu bewältigenden Massenprozessen nicht leistbar.

Werden Dokumente an einem anderen Standort abgegeben, werden diese an das Serviceteam nach Jena gesendet. Verzögerungen in der Erfassung dieser Unterlagen sind damit unvermeidbar, verloren gehen aber auch diese Unterlagen nicht.

Rückmeldungen zum Antragseingang werden zeitnah gegeben

Seit letztem Jahr werden alle Studierenden schriftlich über den Eingang ihres Antrags informiert. Für die Erstanträge erstellt das Serviceteam die Eingangsbestätigungen und nimmt dabei eine erste grobe Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit vor. Bei Bedarf werden die Studierenden auf Nachforderungen hingewiesen. Für Folgeanträge versenden die Sachbearbeiter*innen die Eingangsbestätigungen – im Vertretungsfall auch für abwesende Kolleg*innen.

Wir haben uns in diesem Jahr das Ziel gesetzt, spätestens zwei Wochen nach Antragseingang die Eingangsbestätigungen zu versenden. Wir können diese Frist leider noch nicht immer einhalten. Verzögerungen können entstehen, wenn:

• Unterlagen postalisch eingereicht werden, weil diese erst gescannt und der digitalen Akte zugeordnet werden müssen
• Erstanträge per Mail eingereicht werden, weil die Studierenden in diesen Fällen ihre Förderungsnummer noch nicht kennen, diese nicht im Mail-Betreff angeben können und die Akte erst angelegt und die Unterlagen händisch der Akte zugeordnet werden müssen
• Unterlagen ohne Förderungsnummer im Mail-Betreff eingereicht werden und diese ebenso nicht automatisch, sondern händisch der Akte zugeordnet werden müssen

Was das BAföG-Amt allerdings nicht leisten kann, ist der mehrfach geäußerte Wunsch, eine Eingangsbestätigung zu einzelnen Dokumenten zu versenden. Das würde den Arbeitsumfang enorm erweitern, der mit den vorhandenen Ressourcen nicht machbar ist und noch längere Bearbeitungszeiten nach sich ziehen würde. Nach unserer Kenntnis wird das auch in keinem anderen BAföG-Amt oder keiner vergleichbaren Behörde praktiziert.

Hilfestellungen zur Einreichung der Unterlagen

Tipps zu häufigen Fehlerquellen
Es ist erlebte Praxis im BAföG-Amt, dass Unterlagen häufig unvollständig eingehen. Nach eigenen Angaben der Studierenden, die mit ihrem Bescheid zu einer Umfrage eingeladen werden, müssen 87 % (n = 468 Teilnehmende) Unterlagen nachreichen (Stand: Juli 2025). Auch wenn diese Umfrage nicht repräsentativ ist, so weisen die Ergebnisse doch in dieselbe Richtung wie die Erfahrungen der Mitarbeitenden. Zu Unterlagen, die häufig unvollständig oder fehlerhaft eingereicht werden, sind deshalb im Folgenden Hilfestellungen zusammengefasst:

Formblatt 01 – Antrag auf Ausbildungsförderung, Seite 5
Zum schulischen und beruflichen Werdegang sind lückenlose, chronologische Angaben erforderlich zu:

• bisherigen Ausbildungs- und Studienzeiten
• Zeiten der Erwerbstätigkeit und ihnen gleichgestellten Zeiten
• Freiwilligen Diensten
• anderen Zeiten, sog. „Zwischenzeiten“

Hinweise und Beispiele sind im Formblatt aufgeführt. Beginnen Sie die Angaben mit Ihrem ersten Schulabschluss (Hauptschul-, Realschulabschluss oder Abitur). Geben Sie auch an, wenn Sie z. B. eine Ausbildung, ein Studium oder ein Praktikum abgebrochen haben.

Formblatt 03 – Einkommenserklärung, Seite 3
In Zeile 39 werden die „Eltern bzw. Ehegatten/eingetragenen Lebenspartner“ nach dem Einkommensteuerbescheid des Finanzamtes gefragt. Hierbei kommt es zu Verwechslungen und es wird stattdessen die Lohnsteuerbescheinigung eingereicht.
Alle Seiten des Einkommensteuerbescheids werden für die Bearbeitung benötigt. Reichen Sie deshalb bitte alle Seiten ein. Gerade die letzten beiden Seiten (Erläuterungsseiten) enthalten die für die Bearbeitung wichtigen Angaben zu Lohnersatzleistungen.
Für alle Fragen auf Seite 3 „sind die Verhältnisse im vorletzten Kalenderjahr vor Beginn des Bewilligungszeitraumes maßgebend“. Dazu werden im Formblatt Beispiele gegeben, hier ein weiteres: Erfolgt die Antragstellung im August 2025 und eine Förderung ist ab Oktober 2025 gewünscht, braucht es die Einkommensteuererklärungen der Eltern für das Jahr 2023.

Informationen über Immatrikulationsbescheinigung und Einkommensteuerbescheid der Eltern
Zur Aussage, es sei nicht immer möglich, den Antrag vollständig abzugeben, weil die Immatrikulationsbescheinigung und der Einkommensteuerbescheid der Eltern zum Antragszeitpunkt noch nicht vorliegen:
Das ist korrekt und gerade vor Beginn eines Studiums müssen die Studierenden nicht warten, bis sie sämtliche Unterlagen beisammenhaben. Das Studierendenwerk Thüringen empfiehlt, den Antrag zu stellen, sobald sich die Studierenden für ein Studium in Thüringen entschieden haben. Fehlende Unterlagen wie die Immatrikulationsbescheinigung können nachgereicht werden. Sollten sich die Studierenden anschließend für ein Studium außerhalb Thüringens, an einem anderen Standort in Deutschland, entscheiden, werden die Unterlagen an ein anderes Amt übergeben, das dann für den BAföG-Vollzug zuständig ist. Der Antrag muss nicht erneut gestellt werden. Die Studierenden werden in diesem Fall gebeten, das Studierendenwerk Thüringen und das neu zuständige Förderungsamt zu informieren, das die Unterlagen dann beim Studierendenwerk Thüringen abfordern kann. Für Folgeanträge sind die Immatrikulationsbescheinigungen an allen Thüringer Hochschulen ca. zwei Monate vor Semesterbeginn erhältlich, insofern der Semesterbeitrag beglichen wurde.

Die Berechnung der Ausbildungsförderung verlangt die Einkommensverhältnisse der Eltern aus dem vorletzten Kalenderjahr. In der Regel liegt den Eltern der Einkommensteuerbescheid des Finanzamtes aus dem vorletzten Kalenderjahr vor. Schwierigkeiten kann es in Fällen mit Einkünften aus Gewerbebetrieb geben. Wenn noch kein Einkommensteuerbescheid vorliegt, die Eltern aber noch veranlagt werden, ist gesetzlich die Möglichkeit einer Vorbehaltsförderung nach § 24 Abs. 2 BAföG vorgesehen.

Wenn Eltern nicht bereit sind, ihre Unterlagen zur Verfügung zu stellen oder die Unterlagen der Eltern zwar eingereicht wurden, die Eltern aber den Anrechnungsbetrag nicht zahlen wollen, können Studierende einen Antrag auf Vorausleistung (Formblatt 08) stellen. Gern beraten wir sie dazu auch.

Nachforderungen von Unterlagen notwendig
Wenn Dokumente bereits eingereicht wurden und dieselben oder weitere Dokumente (nochmals) angefordert werden, kann das folgende Gründe haben:

• Die Unterlagen können nicht eindeutig Ihrer Akte zugeordnet werden (Erklärung siehe oben).
• Studierende und Eltern geben Unterlagen über verschiedene Kanäle und zeitlich versetzt ab. Die Unterlagen müssen in der digitalen Akte zusammengefasst werden. Dazu ein Beispiel: Die antragstellende Person reicht Unterlagen per E-Mail ein. Die Unterlagen sind für die Sachbearbeiter*innen sofort sichtbar. Die Sachbearbeiter*innen widmen sich nach einer Woche dem Fall, stellen fest, dass Unterlagen der Eltern fehlen und fordern diese nach. Zwei Tage zuvor haben die Eltern die Unterlagen zwar postalisch abgesendet, sie sind aber noch nicht beim Serviceteam in Jena angekommen, noch nicht digitalisiert oder noch nicht der Akte zugeordnet.

Insgesamt gibt es zahlreiche Konstellationen, die zu Überschneidungen führen können. Diese sind nicht vollends zu umgehen. Von Vorteil ist es aber, wenn Studierende und ihre Eltern die Unterlagen über denselben und über nur einen Kanal einreichen.

• Es kommt auch vor, dass Unterlagen erneut unvollständig sind oder dass erneut ein falsches Dokument eingereicht wird (Stichwort: Einkommensteuerbescheid).
• Aus den nachgereichten Dokumenten ergeben sich teilweise erneut Fragen.
• Teilweise werden nur einzelne und nicht alle angeforderten Unterlagen nachgereicht.

Umfangreiche Kommunikationsmöglichkeiten stehen allen Studierenden zur Verfügung

Das Serviceteam ist von Montag bis Donnerstag zwischen 8:00 und 16:30 Uhr sowie am Freitag zwischen 8:00 und 14:00 Uhr telefonisch unter der Nummer 03641 5546 390 erreichbar. Das Anrufaufkommen zeigt, dass vor allem die Zeiträume zwischen 8:00 und 9:00 Uhr sowie zwischen 15:00 und 16:00 Uhr aktuell nicht gut genutzt werden. Vor allem in dieser Zeit besteht die Chance, schnell mit den Mitarbeitenden des Serviceteams ins Gespräch zu kommen. Das Serviceteam beantwortet allgemeine Fragen zum BAföG und dazu, ob eingereichte Dokumente angekommen sind. Für Fragen, für die die Studierenden mit den Sachbearbeiter*innen sprechen müssen, vergibt das Serviceteam Termine.

Die Mitarbeitenden in den Servicebüros stehen für Folgendes zur Verfügung:

• Beratung zum Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG)
• Annahme von Erstanträgen (mit erster grober Prüfung auf Vollständigkeit)
• Annahme von Weiterförderungsanträgen (mit eingeschränkter Prüfung auf Vollständigkeit, d. h. die Ansprechpersonen im Servicebüro kennen nicht die „Vorgeschichte“)
• Annahme von Unterlagen zum BAföG-Antrag

Das Serviceteam und die Servicebüros stehen den Studierenden aller Thüringer Hochschulen als erste Anlaufstelle zur Verfügung. Bitte haben Sie aber Verständnis, dass Fragen nach dem Bearbeitungsstand, zur Vollständigkeit der Unterlagen, der noch benötigten Bearbeitungszeit und dazu, wann und in welcher Höhe die Bescheidung erfolgt, von den Servicestellen nicht beantwortet werden können. Bei allem Verständnis sind dennoch hierzu vielfache Nachfragen mancher Studierender nicht hilfreich.

Auszahlungszeiten können nicht verkürzt werden, Überbrückungsdarlehen sowie Vorauszahlungen möglich

In den Monaten September bis März gibt es jeweils zwei Zahlläufe, in allen anderen Monaten gibt es einen Zahllauf durch die Landeskasse des Freistaats Thüringen. D. h. alle beschiedenen Erst- und Folgeanträge können in diesen Monaten an nur einem Tag bzw. an nur zwei Tagen, i. d. R. zur Monatsmitte und zum Monatsende, zur Zahlung angewiesen werden. Die Zeit zwischen Bescheidung und Auszahlung der Förderungsleistung durch die Landeshauptkasse kann bis zu sechs Wochen betragen. Auch hierdurch kann sich der Eindruck einer langen Bearbeitungszeit verstärken. Für Studierende, die in diesem Zeitraum in eine finanzielle Notsituation geraten, gewährt das Studierendenwerk Thüringen eigenständig aus eigenen Mitteln und ohne Anspruch auf Erhalt zinsfreie Überbrückungsdarlehen. Das Geld wird i. d. R. mit der Auszahlung des ersten Förderungsbetrags verrechnet.

Außerdem sind Vorauszahlungen gesetzlich vorgesehen bei:

• Erstanträgen nach § 51 Abs. 2:

Wenn die Unterlagen im Wesentlichen vollständig vorliegen, die Bearbeitung aber nach sechs Wochen nicht geschafft worden ist und innerhalb von zehn Wochen nach Antragstellung keine Zahlung erfolgt ist, obwohl der Anspruch besteht, ist gesetzlich eine Vorauszahlung vorgesehen, die sich an den BAföG-Bedarfssätzen orientiert. Diese Vorauszahlungen kommen jedoch selten vor, weil es an der Vollständigkeit der Unterlagen fehlt.

• Folgeanträgen nach § 50 Abs. 4:

Wenn zwei Monate vor Ablauf des alten Bewilligungszeitraums der neue Antrag im Wesentlichen vollständig gestellt worden ist, besteht die Möglichkeit, zunächst den Förderungsbetrag des vorherigen Bewilligungszeitraums unter Vorbehalt auszuzahlen. Wenn später alle Unterlagen vollständig sind und der Antrag abschließend bearbeitet werden konnte, steht der neue Förderungsbetrag fest. Daraus können sich Nachzahlungen oder Rückforderungen ergeben, z. B. wenn sich das Einkommen der Eltern geändert hat. Diese Beträge werden mit der nächsten Auszahlung des Förderungsbetrags verrechnet.

Gründe für Bearbeitungsrückstand sind vielfältig

Insgesamt besteht im BAföG-Amt des Studierendenwerks Thüringen ein Bearbeitungsrückstand. Die Gründe dafür sind vielfältig. Wir haben dazu am 25. Juni 2025 öffentlich Stellung genommen.

Dass in der Sitzung wiederholt personelle Ausfälle, insbesondere der Krankenstand der Mitarbeitenden, als Grund für den Bearbeitungsrückstand betont wurde, finden wir sehr schade. Wir streiten nicht ab, dass temporäre Personalausfälle bestehen. Andererseits möchten wir aber auch darauf hinweisen, dass Krankmeldungen keine Herausforderung sind, die es nur im Studierendenwerk Thüringen gibt. Insofern finden wir es nicht fair, wenn unser Krankenstand als besonders hoch dargestellt wird. In Ämtern eigentlich nicht üblich, besetzt das Studierendenwerk Thüringen seit mehreren Jahren Stellen längerfristig erkrankter Mitarbeitender im BAföG-Amt nach. Insofern haben wir genau genommen deutlich mehr Stellen besetzt, als uns von der Fach- und Rechtsaufsicht des Freistaates Thüringen zugebilligt wurden.

Es wird immer wieder in der Öffentlichkeit über hohe Krankenstände berichtet, z. B.:

AOK-Auswertung: Krankschreibungen weiter auf hohem Niveau, 11.03.2025, Tagesschau
Neue Zahlen zum Krankenstand im öffentlichen Dienst: In dieser Behörde sind die Mitarbeiter über 27 Tage im Jahr krankgemeldet, 14.01.2025, Businessinsider
Im Schnitt mehr als 21 Tage: Bundebeschäftigte so lange krank wie nie zuvor, 26.02.2024, Spiegel
Höchststand in Berlin: Mitarbeitende im öffentlichen Dienst fehlen im Durchschnitt rund 41 Kalendertage, 24.08.2023, rbb

Neben der personellen Situation spielen vor allem auch die IT-Ressourcen eine entscheidende Rolle, um den Workflow zu verbessern. Insofern ist die Annahme, dass mit mehr Personal – das definitiv ein wichtiger Faktor ist und an dieser Stelle in seiner Wichtigkeit keinesfalls geschmälert werden soll – alle Probleme behoben sind, zu einseitig.

Wir können leider nicht sagen, wie viele Fälle aktuell noch offen sind. Die in der Sitzung angesprochenen 6.000 offenen Fälle aus 2024 können wir anhand umfassender Stichproben nicht bestätigen. Sicher ist aber, dass die Mitarbeitenden ein enormes Arbeitsvolumen bewältigen. Der Antragsstrom, v. a. von Studierenden einer großen privaten Hochschule, deren Lebens- und Erwerbsbiografien teilweise sehr komplex sind und die Antragsbearbeitung damit aufwendiger machen, lässt nicht nach. Die Berücksichtigung dieser aufwendigeren Arbeit soll in neuen Fallzahlenvorgaben bzw. -normen durch die Fach- und Rechtsaufsicht des Freistaates Thüringen erfolgen. Das wird hoffentlich spätestens ab dem Jahr 2026 gelten und einen höheren Personalschlüssel zur Folge haben.

Bald ist Semesterbeginn, zu dem wir mit einem weiteren Antragshoch rechnen. Wir möchten dafür sensibilisieren, unter welchen Bedingungen die Mitarbeitenden arbeiten: Auf der einen Seite möchten sie den Studierenden helfen. Sie können das Pensum auf der anderen Seite nicht schnell und vollends bewältigen, weil sie die Fallzahlen, die sie nach Landesvorgaben schaffen sollen, nicht erreichen können (siehe Stellungnahme). Wir bitten deshalb – auch im Verhältnis zur eigenen Zeit, die man für das Einreichen der Unterlagen benötigt – um Verständnis und einen angemessenen Umgang mit unseren Beschäftigten.

Wir arbeiten seit langem mit viel Engagement und nachhaltig daran, die Situation zu verbessern, die Anträge abzuarbeiten und serviceorientiert für die Studierenden da zu sein.